La función principal del onboarding es que el nuevo empleado se sienta cómodo, se sienta identificado con los valores de la organización y conozca en mayor profundidad sus funciones.
Aproximadamente uno de cada cuatro nuevos empleados dejan la empresa durante las primeras semanas. Probablemente el momento más complicado de la vida laboral de todos los empleados sea cuando se inicia en un nuevo puesto de trabajo, al igual que para la empresa porque acaba de llegar alguien prometedor, pero desconocido.
El onboarding entra en acción justamente aquí. Se trata de la integración adecuada y efectiva de los nuevos trabajadores para que ese porcentaje tan alto se reduzca a menos de la mitad. Sin embargo, hay que hacer una distinción entre el onboarding y la inducción corporativa.
El onboarding no es una inducción
En realidad, el onboarding implica un proceso mucho más amplio, e inicia incluso antes del primer día de trabajo. La idea es que el nuevo empleado se sienta cómodo al momento de entrar en la organización, en lugar de que pase por un período de adaptación que quizás termine en la renuncia.
La primera vez que se emplea el onboarding es durante la firma del contrato y la tramitación de los procesos de ingreso. Involucra la explicación detallada del convenio, los beneficios a los que tiene acceso el trabajador, y hasta un acercamiento de los valores y la filosofía de la compañía.
Por otro lado, empapa al trabajador en el funcionamiento interno y organizacional para que no se sienta perdido el primer día, incluyendo detalles cotidianos como la distribución de los espacios. El código de vestimenta también se explica aquí para que llegue acorde al mismo desde el primer día.
El conjunto de estas explicaciones proporciona al nuevo empleado la formación y herramientas para cumplir sus tareas de forma adecuada. Y, aún más importante, que se sienta confortable para no sentir algún tipo de rechazo que lo lleve a dejar la organización demasiado pronto.
Por tanto, no es una inducción per se, aunque sí la incluye. No se trata de solo intentar persuadir al empleado, sino de presentarle con antelación diferentes aspectos de la empresa para que no tenga que pasar por ese período de adaptación que suele ser incómodo y causar una sensación de desorientación.
¿Qué debe incluir el onboarding de nuevos empleados?
No hay una fórmula exacta de hacer un onboarding, y la forma de llevarlo a cabo varía en cada empresa según su visión y objetivos finales. Sin embargo, podríamos tomar las cuatro C del programa de la Sociedad para la Gestión de Recursos Humanos (SHRM) para caracterizar a un buen onboarding.
- Cumplimiento. Se refiere a enseñar sobre las políticas básicas de la empresa.
- Claridad. Es dar a entender a los nuevos empleados sus responsabilidades y cómo cumplir con su función.
- Cultura. Es explicar todo lo relacionado con las normas formales e informales de la empresa, desde el código de vestimenta hasta la repartición de tareas en el área de descanso.
- Conexión. Es ayudar a construir relaciones con los compañeros de trabajo y a sentirse parte del grupo.
Tiene tantas implicaciones que podría ser fácilmente un proceso que tome desde una semana hasta meses, según cada organización. En la práctica, cada empresa tiene su programa de onboarding para abordar a los nuevos empleados. Un ejemplo genérico se podría repartir en:
- Durante el primer día: hacer un anuncio general, organizar una visita guiada, preparar la agenda de la primera semana y asignar a un mentor.
- Durante la primera semana: repasar los procedimientos, empezar la formación, presentar la cultura de la empresa, crear un libro de trabajo y hacer un seguimiento cuando termine la semana. También hay que establecer los objetivos de rendimiento.
- En los primeros tres meses: establecer líneas de comunicación, proporcionar feedback periódico, fomentar la independencia y hacer una evaluación de rendimiento.
El onboarding digital en el teletrabajo
Es un reto desde que existe el trabajo a distancia porque parece que todo cambia, pero el planteamiento del onboarding es el mismo. Recordemos que debería dejar a los nuevos trabajadores con una sensación de bienvenida y seguros de que su elección fue correcta, así que la idea es transmitir esto a través de medios digitales.
A diferencia de los trabajos presenciales, la modalidad digital no tiene una manera tan sencilla de generar comodidad en los trabajadores. Existe una barrera por la distancia que podría causar una sensación de aislamiento en los nuevos integrantes. Se vuelve difícil seguirlas costumbres, conocer a los demás y adaptarse al ritmo de la empresa.
El onboarding busca que se desvanezca esta barrera que podría hacer sentir por fuera al empleado. De hecho, podría ser un elemento diferenciador de la competencia para retener al nuevo talento que ingresa en la organización porque genera una sensación de integración en una situación que es excluyente de por sí.